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Die E-Rechnung im B2B

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Dokumentinhalt

Erläuterung #

Innerhalb der EU greift immer mehr die Pflicht zur E-Rechnung. Bis 2028 wird in Deutschland stufenweise die Verpflichtung im gewerblichen Bereich (B2B) eingeführt.
Ausgangsbasis ist die EU-Richtlinie 2006/112/EG vom 13.07.2010 (gemeinsames Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungvorschriften) und Fortsetzung u.a. in der Richtlinie 2014/55/EU vom 17.Mai 2014, aus der die europäische Norm EN16931 abgeleitet wurde. Viele Länder, auch außerhalb der EU, haben zur Bekämpfung von Korruption und Steuerunterschlagung bereits viel früher die E-Rechnung oder vergleichbare Systeme eingeführt. Z.B. Singapur, Indien, Japan, China, Brasilien, Mexiko, Chile, Australien und Neuseeland.

In der EN16931 wird die technische Definition und Datenstruktur für eine E-Rechnung festgelegt.

Für eine E-Rechnung gibt es zwei mögliche Dateiformate:

  • XRechnung, diese Datei wird benötigt, wenn man eine Rechnung an eine öffentliche Verwaltung bzw. Bundesbehörde schicken möchte. Es gibt zwar noch hier und da Ausnahmen, aber diese werden immer weniger und die seit 2020 bestehende Pflicht zur XRechnung an öffentliche Verwaltungen greift immer stärker durch.
    Die XRechnung besteht aus einer XML-Datei und hat den Vorteil, dass die enthaltenen Daten maschinell ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden können.
    Eine XML-Datei, die nicht EN16931 entspricht, ist keine XRechnung bzw. E-Rechnung.
  • ZUGFeRD, ist eine hybride Datei, die als PDF-Dokument in Erscheinung tritt. Dieses PDF-Dokument hat aber eine zweite Schicht und beherbergt eine XML-Datei in sich. Die PDF-Datei ist menschenlesbar, so wie man es bisher von einer PDF-Rechnung kannte. Aber die Ergänzung mit dem dahinterliegenden XML-Datensatz sorgt für die Möglichkeit der maschinellen Verarbeitung.
    Eine PDF-Rechnung ohne den korrekten XML-Datensatz ist keine E-Rechnung gemäß EN16931.

Die Unterschiede können hier ausführlich nachgelesen werden: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Die maschinelle Verarbeitung bedeutet, es braucht keine OCR-Erkennung mehr, um die Informationen in einer Rechnung abzulesen. Es werden Daten aus Datenfeldern der XML-Datei ohne Fehler z.B. in eine Buchhaltung übernommen.

Bedeutung der E-Rechnung #

Umweltschutz und CO2-Bilanz: Durch den geringeren Papierverbrauch werden Ressourcen geschont und die Umweltbelastung reduziert. Beim Gesamtprozess der Verarbeitung einer einzelnen Papierrechnung entsteht 11 bis 18 Mal mehr CO2, als im Vergleich zu einer elektronischen Rechnung. Hier ist ein vertiefender Artikel der BITKOM zu den Klimaeffekten der Digitalisierung.

Vorteile für Unternehmen: Unternehmen können Kosten für Druck, Porto und manuelle Bearbeitung von Rechnungen einsparen, da eine E-Rechnung maschinell gelesen und automatisiert verarbeitet werden kann. Dadurch können Prozesse in der Rechnungsstellung und -bearbeitung optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Auch sichere bzw. zuverlässigere Zustellung einer Rechnung (z.B. via E-Rechnungsplattform), schnellere Zahlungseingänge und einfachere Archivierung können insgesamt die Abläufe vereinfachen und zu Kosteneinsparungen führen, wenn konsequent eine Digitalstrategie umgesetzt wird.

Vorteile für die Finanzverwaltung: Die Digitalisierung bietet hier verschiedene Möglichkeiten zur Entlastung von Mitarbeitern Potenziale für automatisierte Prüfungen, schnellere Bearbeitung von Vorgängen durch die Finanzverwaltung. Zusätzlich werden Mitarbeiter in der Finanzverwaltung entlastet, es entstehen weniger Fehler aufgrund der Möglichkeit eines maschinellen Einlesens und einer automatisierten Verarbeitung.

Vorteile für die Gesellschaft: Durch die Einführung der E-Rechnung und eines späteren europaweiten Tax-Reportings wird der Umsatzsteuerbetrug effektiver bekämpft. Bereits in den vergangenen Jahren sind Schäden in Höhe von jährlich (!) 2stelligen Mrd-Beträgen durch Umsatzsteuerbetrug entstanden. Das Geld fehlt dem Bundeshaushalt und konnte nicht in den Kreislauf zurückfließen z.B. in Ausbesserung von Straßen, Brücken, Schulen.

Wichtige Links #

CID - christliche internet dienst GmbH